Какие ассоциации у вас вызывает слово «архив»? Длинные стеллажи, уставленные документами до самого верха. Ответ верный, но неполный. Это - динамичная живая структура, где специалисты оказывают десятки услуг населению. В этом мы убедились, побывав в Национальном архиве РБ.
- У нас хранятся более 2,7 миллиона дел, из них дел постоянного хранения - больше полутора миллионов, а дел по личному составу – почти 1 миллион, особо ценных – 64 тысячи. 42 документа внесены в Государственный реестр уникальных документов РБ и находятся на хранении в специальном сейфе. Среди них - родословная книга дворян, живших в Оренбургской губернии, ревизские сказки деревень, принадлежавших Тимофею Аксакову, метрические книги Уфимской духовной консистории и другие документы, - вводит нас в курс дела заместитель директора Национального архива РБ Гульнара Калимуллина.
В отдел исполнения запросов ежедневно обращаются жители нашей страны и зарубежья с самыми разнообразными просьбами.
- В среднем за год исполняем 30 тысяч запросов. Более трех тысяч - тематические, исторические, имущественные, все остальное – предоставление справок о трудовом стаже, заработной плате и переименовании организации, необходимых для начисления пенсии, – объясняет начальник отдела Светлана Тайчинова.
Также поступают запросы государственных и органов местного самоуправления, учреждений, организаций, а также запросы от российских и иностранных граждан, в том числе через консульские службы.
- В разные годы тематика обращений меняется. Так, с начала 90-х и вплоть до начала 2010-х граждан и организации интересовали сведения о выделении земельных участков, квартир, то есть преимущественно исполнялись имущественные запросы. Что было связано с проводимой в стране приватизацией и упрощенной регистрацией прав на недвижимость. Сегодня отмечаем их уменьшение, в то же время значительно увеличилось количество запросов, связанных с историей семьи, рода, биографическими данными, - комментирует Гульнара Тимерьяровна.
С каждым годом растет число желающих узнать свои корни, составить генеалогическое древо своей семьи. Начальника отдела использования и публикации документов архивного фонда РБ Зуфара Гатиятуллина без преувеличения можно назвать главным специалистом региона по составлению родословной. Именно он возглавляет жюри республиканского конкурса «Шежере».
- Все больше людей интересуется своей родословной и историей малой родины, - отметил он. В продолжение беседы Зуфар Габитович рассказал, что в нашем архиве создан Центр шежере, где работают опытные специалисты, умеющие читать арабографичные тексты, родословные оформляет дизайнер. Подготовленное родословное древо распечатывается на холсте в виде картины, с обрамлением в багет. Согласитесь, такой подарок может стать бесценным. Кстати, в прошедшем году генеалогических запросов исполнено на 40 % больше, чем в 2020-м.
По желанию заказчика специалисты изготавливают историю рода в виде книги с описанием истории населенного пункта, размещением исторических фотографий, воспоминаний и интервью представителей старшего поколения.
Составление родословной – кропотливая работа специалистов. Но гуру шежере советует начинать его с устных источников.
- Проще говоря, с бесед с бабушками, дедушками и другими старожилами своего рода. На этом этапе можно получить информацию, которую вы не найдёте ни в одном архиве. Например, привычки, внешний вид, манера поведения предков, факты биографии, яркие черты характера… Заодно можно установить место рождения, регистрации, место погребения. Эти сведения потом в известной степени могут облегчить поиски в архивах, - объясняет Зуфар Габитович.
Следующий этап - сбор документов. Здесь рекомендуется обратиться к архивным источникам, хранящимся в муниципальных и государственном архиве республики.
- С какими основными трудностями сталкиваются при составлении шежере?
- Метрические книги Оренбургского магометанского духовного собрания велись на старотюркском языке. У нас работают опытные специалисты, которые умеют читать арабографичные тексты – они занимаются исполнением генеалогических запросов, составляют родословные гражданам.
В июне 2020 года при содействии Управления по делам архивов была организована работа Центра упорядочения. Важно, чтобы ведомственные архивы вовремя приводили в порядок свои документы и сдавали их в установленном порядке на хранение.
Центр упорядочения проводит научно-техническую обработку документов как в самом архиве, так и с выездом в организации. На этот год объем вырос в несколько раз. Это еще раз подтверждает, что организации заинтересованы в качественной обработке документов и последующей сдаче их на государственное хранение. С упорядочением тесно связана такая услуга, как переплет и подшивка архивных документов. В штате трудятся профессиональные переплетчики.
При необходимости возможно провести сканирование на планетарных сканерах в высоком разрешении, изготовить цифровые копии, распечатать их на бумажном носителе и на холсте любого размера.
Национальный архив РБ постоянно внедряет лучшие практики. Так, в 2020 году было принято решение о запуске производства архивных коробов. Первые образцы раскраивали вручную, сами создали лекала. В прошлом году уже организовали полномасштабное производство: выделили помещение, обучили сотрудников, изготовили лекала, автоматизировали раскрой, закупили картон и другое сырье. Они изготавливаются как для картонирования документов Национального архива РБ, так и для реализации.
- Опыт показывает, что наши короба востребованы как в ведомственных, так и муниципальных архивах, - подчеркивает Гульнара Калимуллина.
Благодаря поддержке руководства республики площади архива увеличились на треть и составили более 15 тысяч квадратных метров. Это позволяет на возмездной основе принимать от организаций документы как на постоянное, так и на временное хранение. Так, уже несколько крупных и небольших организаций передали на временное хранение свои документы.
А в декабре прошлого года Национальный архив получил лицензию на образовательную деятельность. Теперь для муниципальных и ведомственных архивов проводится обучение по двум направлениям: «Делопроизводство в организации» и «Архивное дело в организации». Первая группа обучилась в апреле, комплектуются группы по делопроизводству и архивному делу.
Альфия ИБРАГИМОВА.
Корзинка:
Специалисты Национального архива РБ проводят реставрацию как управленческих, так и личных документов, а также фотографий. Можно получить комплекс услуг по подшивке и переплету документов (как в ходе работ по упорядочению, так и по отдельному договору).
Если материалы пострадали из-за несоблюдения режимов хранения либо в результате форс-мажора (например, наводнения), можно провести дезинфекцию. В Национальном архиве РБ для этого имеется современное оборудование. Также архив может по заказу изготовить архивные короба, используемые для дополнительной защиты документов от нежелательных внешних воздействий.
